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Écriture des e-mails : 7 astuces pour éviter les impairs
Comment éviter les impairs dans l’écriture des e-mails ? Voici quelques règles qui vous aideront à respecter l’étiquette… autrement dit, le code de bonne conduite spécial courriels !
1. Éviter le « répondre à tous »
Dans la mesure du possible, évitez de céder à la tentation de cliquer sur « répondre à tous ». À vous de déterminer quand adresser votre réponse à tous les destinataires est vraiment essentiel. Posez-vous la question : tout le monde doit-il être informé de votre réponse ? Si ce n’est pas le cas, oubliez cette option.
2. Utiliser les listes de destinataires avec modération
Il faut parfois faire le tri parmi vos destinataires, en fonction de l’information à envoyer. De plus, les adressesélectroniques changent parfois. Par conséquent, soyez vigilant avec les listes de destinataires lors de l’écriture des e-mails.
3. Dialoguer par e-mail : stop ou encore ?
Quand un dialogue par e-mails s’enclenche, mieux vaut ne pas dépasser les deux ou trois échanges avec le « répondre à ». À la place, créez une nouvelle conversation, peut-être avec un nouvel objet. Attention aussi à ne pas répondre sur un sujet différent au même destinataire à partir d’un échange précédent, traitant d’un tout autre sujet.
4. Répondre directement dans l’e-mail
Est-ce une bonne idée pour l’écriture des e-mails de répondre directement dans celui de l’expéditeur ? Cela peut vexer certains destinataires particulièrement sensibles. Par conséquent, mieux vaut préciser votre intention plus haut et rédiger dans une couleur différente du reste du texte, voire avec une police différente, et/ou en passant les réponses en gras.
5. Transférer un message efficacement
Quand on transfère un message, en écrivant seulement « pour info » — voire rien du tout —, cela peut être considéré comme cavalier. Lors de l’écriture de vos e-mails, précisez toujours l’information essentielle. Attention à supprimer le cas échéant tout ce qui suit le message à transférer, pour éviter que certaines informations de l’e-mail ne soient vues, par exemple.
6. Recourir au CC ou au CCI, bonne idée ?
Le « CC » (copie carbone) est à réserver aux destinataires devant être informés pour éviter les malentendus. Cependant il ne s’agit pas de destinataires dont on attend une action quelconque. Il peut être utile de préciser dans l’e-mail pourquoi telle ou telle personne est en copie : « Je mets xx en copie de cet e-mail pour information. »
Quant au « CCI » (copie carbone invisible), il est à employer pour les envois de documents dont les destinataires n’ont pas à connaître les adresses électroniques des uns et des autres. Mieux vaut l’éviter pour un « envoi secret », car cela peut s’avérer dangereux…
7. Écriture des e-mails : signaler la présence de pièces jointes
On ne voit pas toujours qu’il y a des pièces jointes. Par acquit de conscience, précisez-le dans le corps du texte : « Vous trouverez ci-joint… », « Voici les informations attendues en pièces jointes », par exemple.
Le respect de ces sept astuces devrait vous permettre d’envisager l’écriture des e-mails de façon plus sereine… Efficacité garantie !