Blog
La présentation de l’e-mail : comment être efficace ?
Quand vous écrivez un e-mail, pensez-vous à sa présentation ? Comme pour le reste, celle-ci doit être soignée pour que votre message soit efficace. Cela suppose d’appliquer quelques règles simples, dont voici les principales !
Quelle typo choisir ?
Dans vos e-mails, privilégiez les polices de caractères sans empattements, car ces petites extensions des lettres rendent la lecture sur écran encore plus pénible. Il s’agit par exemple des polices de caractères comme Georgia, Palatino, Times New Roman, ou encore Cambria. Au contraire, Arial, Tahoma, Century Gothic, etc., sont plus conseillées, car justement dénuées de ces fioritures. Évidemment, le changement de police de caractères dans un même e-mail est à proscrire. Gardez toujours à l’esprit le confort de lecture de votre cible avant tout !
Italique, gras ou souligné ?
Évitez de recourir à l’italique dans vos e-mails, même si vous êtes fan du code typo, car cette graphie cursive s’avère peu lisible. De plus, elle est interprétée comme un chuchotement.
Le gras, lui, doit rester l’apanage des mots importants (sortes de mots clés) et uniquement ceux-là. Par exemple :
« Bonjour à tous,
Vous êtes conviés à la réunion de lancement de notre nouveau système d’exploitation le jeudi 25 mai 2023 à 11h, salle 3, 5e étage.
Je compte sur votre présence, à confirmer à Victoire avant le 18 mai 2023.
Bien cordialement,
Xxx »
Enfin, le souligné n’entraîne pas l’effet escompté, au contraire. En effet, il brouille plutôt les pistes. Sur Internet, c’est de toute façon la chasse gardée des liens. Par conséquent, mieux vaut l’oublier quand vous écrivez un e-mail.
Et les majuscules ?
Sur Internet, et a fortiori dans les e-mails, les textes en majuscules sont interprétés comme un hurlement continu. De plus, les capitales ralentissent la lecture, déjà moins évidente sur l’écran que sur le papier.
Quid de la couleur ?
Dans un e-mail, le recours à la couleur, surtout une multitude de teintes, est à proscrire : cela distrait le lecteur, qui ne comprend rien. Le rouge et le vert sont trop scolaires, le jaune difficilement lisible. Si vous tenez absolument à mettre de la couleur, optez, outre le noir et le gras (ici considéré comme une couleur !), pour le marron, le violet ou le bleu. Ces teintes restent en effet proches du noir. On gagne ainsi en crédibilité et en pertinence !
Quelle longueur ?
La longueur d’un e-mail atteint 15 lignes au maximum, sauts de ligne compris. Car sinon, le lecteur est obligé de « scroller », ce que l’on essaie de lui éviter. De plus, le message se doit de rester bref, car il est en général lu rapidement, voire survolé. L’e-mail n’est pas un outil pour rédiger un compte rendu par exemple (que l’on ajoutera donc en pièce jointe le cas échéant). Idéalement, il compte au maximum trois à quatre paragraphes.
Derniers conseils
La dernière touche de présentation à ajouter à vos e-mails concerne les sauts de lignes et les retours à la ligne : aérez votre texte ! Les paragraphes, eux, doivent comporter environ trois à quatre lignes, avec toujours une idée par phrase et une idée par paragraphe.