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Comment démarrer ses e-mails professionnels efficacement ?
Savez-vous comment démarrer vos e-mails professionnels de façon efficace ? Quels sont les éléments qui doivent obligatoirement figurer au début des courriels pour retenir l’attention du destinataire ? Voici quelques pistes pour réussir vos e-mails dès leur amorce et retenir ainsi l’attention du lecteur.
Un « bonjour » toujours accompagné
Cela peut sembler une évidence, cependant il reste important de le rappeler : il convient de commencer chaque e-mail par une formule de salutation. En général, on pense à « bonjour ». Cependant ce « bonjour » ne peut rester seul, au risque de faire passer l’expéditeur pour une personne un peu abrupte, voire cavalière. Par conséquent, ajoutez toujours un complément : « Bonjour Monsieur Poli » ou « Bonjour Madame Bienélevée ». « Bonjour à tous » est également correct. Surtout, oubliez les abréviations telles que « M. » ou « Mme », par exemple. (Et surtout, jetez aux oubliettes le « Mr » que l’on voit un peu partout, sauf si vous écrivez en anglais, puisque c’est l’abréviation de « Mister »…)
Pas de « salut » dans l’e-mail
Évidemment, le cadre professionnel n’exclut pas la familiarité avec les collègues, et parfois même les clients, que l’on connaît bien. On peut donc démarrer son e-mail par un « Bonjour » agrémenté du prénom du destinataire. Par exemple, « Bonjour Léna ». Néanmoins, on évitera toujours les formulations très familières, par exemple « Salut » ou, pire, « Slt ».
Si votre premier e-mail donne lieu à un échange en ligne, inutile bien sûr de réécrire la même formule de salutation à chaque nouveau message. Cependant démarrez chaque nouvel e-mail par un élément permettant de resituer le contexte. Par exemple : « Donc, concernant l’organisation du séminaire en Normandie, je… »
Une accroche pour être lu
L’e-mail professionnel se doit de rester un écrit court. Nous recevons pour certains d’entre nous un nombre considérable de courriels chaque jour au bureau, aussi l’attention du destinataire doit-elle être accrochée dès le démarrage du texte. Sinon, notre message a de fortes chances de tomber dans les abysses du Net. Comment procéder ? Il suffit de donner des éléments précis, de surcroît faciles et rapides à comprendre. On multiplie ainsi les chances de voir son e-mail lu jusqu’au bout. Selon les circonstances, on peut par exemple commencer par :
– rappeler des faits : « Vous m’avez appelée le xxxx. »
– situer le contexte : « Vous avez proposé d’organiser un séminaire le xxxxx »
– annoncer un événement : « Vous êtes invité à la cérémonie de lancement de xxxx »
Vous ou nous ?
À votre avis, pour retenir l’attention du destinataire dès le démarrage, vaut-il mieux commencer par écrire « vous » ou « je/nous » ? Tous les professionnels du marketing le savent : ce qui intéresse une personne en premier, c’est… elle-même ! On dit même que dans un écrit, il faut utiliser « vous » huit fois plus que « je/nous »… Par conséquent, commencez vos e-mails par « vous » et non « je/nous ».
Dernière chose, évitez les formulations trop impersonnelles et privilégiez le contact direct avec le destinataire. Par exemple : oubliez « Les délégués du personnel seront attendus à… » et préférez « Vous serez attendus à… ».