Comment éviter les impairs dans l’écriture des e-mails ? Voici quelques règles qui vous aideront à respecter l’étiquette… autrement dit, le code de bonne conduite spécial courriels !

1. Éviter le « répondre à tous »

Dans la mesure du possible, évitez de céder à la tentation de cliquer sur « répondre à tous ». À vous de déterminer quand adresser votre réponse à tous les destinataires est vraiment essentiel. Posez-vous la question : tout le monde doit-il être informé de votre réponse ? Si ce n’est pas le cas, oubliez cette option.

2. Utiliser les listes de destinataires avec modération

Il faut parfois faire le tri parmi vos destinataires, en fonction de l’information à envoyer. De plus, les adressesélectroniques changent parfois. Par conséquent, soyez vigilant avec les listes de destinataires lors de l’écriture des e-mails.

3. Dialoguer par e-mail : stop ou encore ?

Quand un dialogue par e-mails s’enclenche, mieux vaut ne pas dépasser les deux ou trois échanges avec le « répondre à ». À la place, créez une nouvelle conversation, peut-être avec un nouvel objet. Attention aussi à ne pas répondre sur un sujet différent au même destinataire à partir d’un échange précédent, traitant d’un tout autre sujet.

4. Répondre directement dans l’e-mail

Est-ce une bonne idée pour l’écriture des e-mails de répondre directement dans celui de l’expéditeur ? Cela peut vexer certains destinataires particulièrement sensibles. Par conséquent, mieux vaut préciser votre intention plus haut et rédiger dans une couleur différente du reste du texte, voire avec une police différente, et/ou en passant les réponses en gras.

Aussi appelé « oxymoron », un oxymore n’est pas un animal bizarre ni un échappé de la quatrième dimension, mais une nuance de langage, que l’on pourrait qualifier d’« alliance de mots », comme le précise Le Petit Larousse. C’est même une figure de style, l’une des trois dites d’opposition, avec l’antithèse et le paradoxe. Du grec oxumôron = oxus(aigu) et môros (émoussé), il désigne le rapprochement de deux mots qui semblent contradictoires, par exemple, « se faire une douce violence ».

L’oxymore, muse des écrivains…

La littérature regorge d’autres exemples d’oxymores : Le bourgeois gentilhomme de Molière ; « cette obscure clarté » dans Le Cid de Corneille ; ou encore « le soleil noir de la mélancolie » dans le poème « El desdichado » de Gérard de Nerval. Des siècles auparavant, dans Antigone, Sophocle qualifiait déjà son héroïne de « saintement criminelle ».

Avez-vous déjà reçu une réclamation par e-mail ? Comme pour tout écrit, en appliquant une méthode précise et en adoptant une structure spécifique, vous apporterez une réponse claire, qui calmera les ardeurs de votre interlocuteur. Voici les cinq étapes à suivre !

Étape 1 – Qu’est-ce qui explique cette réclamation par e-mail ?

Commencez par identifier dans l’e-mail de l’expéditeur ce qui semble important pour lui. En effet, quand on est énervé, on rédige parfois sans faire attention à la structure ou en employant des propos confus. Et surtout, essayez de comprendre ce qui explique son mécontentement. Ce sont des mots clés, que vous pouvez par exemple surligner.

Étape 2 – Un peu de psychologie

Puis faites appel à votre sens de la psychologie. Mettez-vous à la portée de votre interlocuteur pour lui montrer que vous comprenez son mécontentement. Il s’agit surtout d’éviter toute forme de jugement ! Vous pouvez formuler des excuses, des regrets : montrez à cette personne que vous reconnaissez son statut de « victime ». Ce qui ne fait pas de vous le responsable de ce qui lui est arrivé…

Écrivez par exemple en réponse à cette réclamation par e-mail :

– « Nous déplorons ce contretemps et vous envoyons toutes nos excuses » ;

– « Nous comprenons votre mécontentement et vous exprimons tous nos regrets » ;

– ou encore « Avec nos sincères regrets quant aux désagréments subis », etc.

Étape 3 – Des faits et des données vérifiables

À présent, donnez à votre interlocuteur des explications claires. Pour cela, appuyez-vous sur des données vérifiables, des faits (dates précises, chiffres, pourcentages, échéances, etc.). Votre destinataire sera ainsi rassuré quant à votre bonne foi.

Quand j’entends parfois certains de mes compatriotes dire « croivent » ou « voyent », mes oreilles sifflent très fort et je suis au bord d’être atteinte d’acouphènes… Et ce n’est pas parce que Le Gorafi a annoncé un beau jour leur validation qu’il faut, justement, le croire… Pourquoi ces deux conjugaisons hasardeuses sont-elles des barbarismes patentés ? Je vous explique tout et vous allez voir que c’est très simple.

Croivent

Corrigeons immédiatement cette dérive grammaticale : la troisième personne du pluriel du verbe « croire » n’est pas « croivent », mais « croient », car sinon, cela signifierait que l’infinitif est en réalité « croiver ». Un verbe qu’il reste encore à inventer.

D’où vient cette confusion ? Selon l’Académie française, l’origine de ce barbarisme est à trouver dans une analogie de « croire » avec les verbes « boire » ou « devoir ». Car effectivement, ces derniers se conjuguent bien « boivent » et « doivent », et non « boient » et « doient », à la troisième personne du pluriel.

Comment éviter cette faute ? On peut noter que « croient » se prononce de la même façon que les formes des trois personnes du singulier, à savoir : « crois », « crois », et « croit ».

Vous écrivez des contenus en ligne et avez du mal à rédiger le titre de vos articles ? Voici quelques conseils et astuces pour vous aider.

Quels impératifs ?

Le titre est un élément essentiel d’un article, parce qu’il s’agit de la « partie » la plus lue. Il doit donc répondre à deux impératifs : être vu et apporter du sens à une information annoncée.

Cette partie du texte a peu de temps pour convaincre : une à deux secondes quand elle est le seul sur une page ; un quart de seconde si cette page comporte d’autres titres. Si aucun des mots qui le composent ne « parle » au cerveau des lecteurs, il tombe à l’eau.

Pour qu’on le voie bien et comprenne son importance, veillez à l’écrire avec des caractères de taille supérieure au reste du texte et passé en gras.

Enfin, il doit synthétiser l’information principale : celle résumée par les différentes réponses aux 5 W et aux 2 H. Le tout en cinq à sept mots environ.

Zoom sur l’information principale

Trouver un titre est évident quand le sens global du texte est suffisamment clair. Cependant, s’il ne vous vient pas facilement après avoir rédigé, c’est peut-être que votre texte est mal hiérarchisé ou organisé. Et donc qu’il pâtit de difficultés de compréhension.

En réalité, cet élément essentiel de votre article apporte toujours l’information principale. Il doit donc être limpide : le lecteur ne doit se poser aucune question sur sa signification. S’il est trop vague, cela peut prêter à confusion. Exemple : « Mardi : le Conseil constitutionnel valide la loi ». Que comprend-on exactement ?

Des astuces pour être efficace

Employez des mots forts, à la sémantique précise ; des verbes d’action ; la voix active ; et évitez toute négation.

Privilégiez la structure simple « sujet, verbe, complément », conjuguée au présent.

Limitez les adjectifs et les adverbes et évitez les verbes faibles comme être, avoir et faire.

Rappel important : le titre ne prend jamais de point final.

Pour bien communiquer (en ligne, supports papier, podcasts, vidéos, etc.), une bonne connaissance des rudiments de l’écriture journalistique s’avère nécessaire. Mais quid du genre journalistique ? Vos contenus peuvent en effet prendre la forme d’une brève, d’un portrait ou encore d’une interview, parmi un large panel de possibilités. Passons-les en revue !

L’opinion et critique

On retrouve l’opinion dans l’éditorial, un billet d’humeur. Cela est réservé au journalisme politique, de combat. Ici, on est dans la subjectivité.

La critique, elle, c’est l’art du mot qui fait mouche. Ici aussi, la subjectivité règne en maître. Cependant, un élément doit figurer à chaque occurrence : la présentation de l’œuvre concernée, avec le plus de neutralité possible. De plus, l’argumentation doit figurer, car le seul avis positif ou négatif, sans motivation, ne peut être accepté comme une critique digne de ce nom.

La brève et le filet

La différence entre la brève et le filet est leur longueur. Ce premier genre journalistique fait environ 500 signes, le second 1 000 maximum. Il s’agit là de donner l’information principale, autrement dit, le message essentiel, c’est-à-dire la synthèse de la réponse aux 5W et 2H. On s’en tient donc aux seuls faits.

Le compte rendu

L’écueil du compte rendu, qui est a priori objectif, est l’ennui qu’il suscite chez le lecteur. En effet, ce qui est important est rarement mis en avant, valorisé. Il peut donc être intéressant de commencer par mettre en avant ce qu’il faut retenir à la fois dans le chapô et dans le premier paragraphe, avant de reprendre le déroulé classique d’un compte rendu.

Le reportage

Le reportage, un genre journalistique très subjectif, fait vivre au lecteur l’événement depuis l’intérieur. Le rédacteur note pour cela tous les détails, y compris sensoriels. Il en découle une sensation dominante, qui est celle qui doit aider à déterminer le seul angle à conserver.

Dans le reportage, les personnages et le cadre sont essentiels. Les mots sont ceux de la vie : ils doivent être concrets,pratiques et justes. On peut ajouter des citations pour appuyer son propos et rendre encore plus vrai ce que l’on raconte. La place ici n’est pas aux concepts mais aux détails, ceux qui permettent au lecteur de se rendre compte.

Objectif : convaincre

Ce type d’e-mail comporte trois étapes :

– D’abord, présentez les avantages ou les faits. C’est essentiel, car très concret.

– Puis passez à l’énoncé des inconvénients ou de votre opinion.

– Enfin, proposez une ou des solutions.

Cette démonstration par l’opposition constitue un moyen rapide de convaincre votre destinataire. Cette méthode peut se décliner à l’avant/l’après, les contraintes/les solutions ; la réussite/l’échec, etc. Le « plus » qui fait la différence ici est l’emplacement de la solution dans la structure : placée en fin d’e-mail, elle pousse le destinataire à agir.

La structure d’un e-mail pour informer

Pour donner des informations de la façon la plus efficace possible, il faut rédiger la base incontournable de votre écrit : le message essentiel. Ce dernier répond aux 5W et éventuels 2H : qui ? quoi ? quand ? où ? pourquoi ? comment ? combien ?

Le mot « sabotage », que l’on retrouve tel quel en anglais et en allemand (le fameux « zapotache »), et dans une forme adaptée dans d’autres idiomes comme l’espagnol, l’italien ou le portugais, est nimbé d’une aura à la fois militaire et surtout anarchiste, vestige de la III^e République.

Frapper du pied

Au départ, le « sabotage » n’avait pourtant rien à voir avec les espions, les dérailleurs des chemins de fer ou les contestataires en tout genre. Il s’agissait tout simplement d’un dérivé de « sabot », qui a pour origine un terme du XII^e siècle, « çabot », lui-même fruit du mariage de « bot » (ancien français pour « botte ») et de « savate ». En ancien français, « saboter » signifiait « heurter ». Dès le XVI^e siècle, ce verbe était attesté, mais dans une acception légèrement différente : frapper du pied.

Faire vite et mal

Comment en est-on arrivé à la signification martiale ou libertaire de « sabotage » ? Selon certaines sources, cependant jamais avérées, il s’agissait de décrire l’action d’ouvriers qui, mécontents de leur sort, exprimaient leur désaccord avec les décisions de leur patron en jetant dans les machines leurs sabots, mettant ainsi en panne leur outil de travail et paralysant l’usine (ou la ferme), et donc la productivité et les résultats. D’après Alain Rey et son Dictionnaire historique de la langue française, dès 1808, « saboter » signifiait « faire vite et mal ». Petit à petit, ce terme devint de plus en plus populaire, jusqu’à être adopté par le mouvement naissant des anarchistes, à partir de la fin du XIX^e siècle.

Sabotage d’un travail

Ainsi, le célèbre syndicaliste anarchiste Émile Pouget parlait en 1897 dans l’hebdomadaire qu’il avait fondé, Le Père Peinard, de l’« action de saboter un travail ». Puis pour que les choses soient complètement claires, il écrivit même un ouvrage en 1911 intitulé Le Sabotage.

Un bon écrit marketing doit entraîner des réactions et produire les résultats souhaités : persuader, acheter, commander, s’inscrire, etc. Comment convaincre immédiatement le lecteur à poursuivre sa lecture ? Comment capter son attention ? Cela passe par le choix de mots répondant à ses besoins et à ses attentes.

Quel effet le message doit-il produire ?

Votre mission pour un écrit marketing réussi : persuader la cible que votre offre est exactement celle dont elle a besoin. Par conséquent, voici une question à se poser absolument avant d’écrire : quel effet votre message doit-il produire ? Quels résultats attendez-vous ? Car c’est là le but. Il ne s’agit donc pas de s’interroger sur le sujet du message. Une fois que vous savez précisément quelle réaction vous attendez, vous pouvez passer à l’écriture.

Quelles étapes de rédaction ?

La rédaction d’un écrit marketing efficace passe par plusieurs étapes :

– Étape 1 : cherchez une promesse répondant à un besoin de votre cible.

– Étape 2 : rédigez une accroche comportant des termes qui rendent cette promesse très attractive. L’accroche, qui doit comprendre au maximum dix mots, est ici l’équivalent d’un titre. Son but ? Montrer au lecteur qu’il est concerné. Vous pouvez partir d’un verbe pour lui conférer plus de dynamisme. Par exemple : « À faire avant de démarrer ».

– Étape 3 : trouvez une attaque, autrement dit la première phrase, qui valorise votre cible. Celle-ci doit se sentir reconnue.

– Étape 4 : rédigez votre message en endossant le costume d’un vendeur. Ce texte doit être simple, clair et direct. On ne fait pas de littérature !

– Étape 5 : laissez reposer votre écrit marketing au moins vingt-quatre heures durant, puis relisez en prenant une posture critique et méfiante. Essayez de contrer votre promesse en identifiant tous les arguments possibles. Faites aussi relire votre proposition à certaines personnes, non-membres de votre sphère professionnelle, qui doivent faire comme si elles étaient la cible visée. Prenez leurs remarques en compte pour revoir votre copie.

– Étape 6 : testez votre message revu et corrigé auprès d’une cible plus large d’une douzaine de personnes et notez toutes leurs remarques.

Quels sont les secrets d’un écrit professionnel réussi ? Voici les cinq étapes à suivre absolument !

Avant toute chose, notez bien ce préambule : au lieu de chercher à tout prix à trouver « la » phrase qui vous permettra de démarrer avec force votre écrit, la fameuse attaque, commencez à écrire ce qui vous passe par la tête : un mot, une phrase, une donnée chiffrée, une date, etc. Il convient ici d’agir avant de réfléchir.

1. Rassemblez vos idées

Cherchez toutes les informations nécessaires et notez celles qui vous intéressent. Faites une recherche, notamment en ligne, pour voir comment le sujet a été traité. Si vous identifiez un angle non encore traité, utilisez cette niche pour votre futur écrit professionnel. Puis concentrez-vous sur ces idées avant de commencer à rédiger.

2. Faites un premier jet

Inutile de croire que vous réussirez à tout écrire d’un seul tenant, sans fautes, dans le style que vous souhaitez et de la façon la plus agencée et efficace possible du premier coup. Le brouillon est justement là pour vous aider à atteindre cet objectif ultérieurement. Par conséquent, rédigez votre écrit professionnel sans vous soucier des erreurs. Vous disposerez ainsi d’une base fluide, à l’écriture bien rythmée.

Si des idées complémentaires vous viennent pendant cette étape, notez-les, par exemple en utilisant la fonction « commentaire » de votre logiciel de traitement de texte. Puis poursuivez l’écriture. Rien ne doit vous distraire.

Quid si vous devez quand même vous interrompre ? Faites en sorte de terminer le paragraphe en cours. Quand vous reprendrez la rédaction de votre brouillon, même quelques jours plus tard, vous devriez retrouver le fil de votre pensée. Au cas où cette interruption serait beaucoup plus longue — des semaines, voire des mois — recopiez au minimum la dernière page rédigée afin de stimuler votre mémoire.